第八步 · 检查自己录得对不对

一句话说清

录完不是结束。每天收工前花五分钟做三个检查，比月底发现错了再翻三个月的单据划算得多。

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一、每天收工前的三个检查

1. 今天录的凭证，公司对吗

图 02-journals

Books → General Ledger → Journals

按日期筛出今天的，扫一眼 —— 有没有哪笔记到别的公司去了。

这是最常见也最贵的错误（见第一步）。发现得越早越好 —— 当天发现红冲一下就行，一个月后发现可能要连带调好几张报表。

2. 银行余额对得上吗

Books → General Ledger → General Ledger Detail → 选 1010 Bank - Operating

拿这个余额跟网银里的实际余额比。

对不上是正常的，但要能解释

差额通常来自：

• 已经开了支票但对方还没去兑
• 你录的收款日期跟银行入账日期差一天
• 有笔银行手续费还没录

能解释的差额没问题，解释不了的差额才是问题。 解释不了就记下来问 John。

3. 有没有挂在草稿的单

• 账单：Books → Purchases (AP) → Bills，看有没有 draft
• 发票：Books → Sales (AR) → Invoices，看有没有 draft

草稿等于没录。 报表里完全看不到它们。这是新手最容易漏的一处 —— 以为录完了，其实还差一步审批。

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二、每月月底加做三件

做什么	在哪	看什么
应付账龄	Purchases (AP) → Aging	这个月要付谁多少、有没有逾期
应收账龄	Sales (AR) → Aging	谁还没交学费
试算平衡	General Ledger → Ledger	借贷是否相等

图 01-ledger

借贷不相等怎么办

不可能不相等。 系统每一笔都是双边同时记的，做不出单边分录。

如果你觉得「不平」，几乎肯定是看错了范围 —— 比如只筛了一部分日期、或者漏看了某个科目。

真的遇到不平，立刻停下来找 John，别自己调数字。

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三、自检：这些数字你答得上来吗

做完第一个月，你应该能随口回答：

1. 学院这个月花了多少钱？
2. 收了多少学费？还有多少没收到？
3. 公司欠老板多少垫付款？（看 2600 应付董事）
4. 这个月人力成本多少？（工资 + 雇主 CPF）
5. 筹备期到现在，装修一共花了多少？（看 1440）

答不上来，说明有东西没录进去，或者录错了科目。

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四、什么时候必须叫人

情况	找谁
不确定某笔算资产还是费用	John
一次性收了全年学费	John（递延收入口径）
CPF 算出来跟你手算对不上	先查第七步第一节，再找 John
借贷不平	John，立刻
登录不进去 / 权限不够	John
录到别的公司去了	自己红冲重录，但告诉 John 一声

问问题不丢人，猜才丢人

会计错误的特点是当时看不出来，三个月后炸。而且改起来比录进去麻烦十倍。

拿不准就停下来问。 这行没有「大概差不多」。