第六步 · 学费收入与收款

一句话说清

收钱这边跟付钱那边是镜像的：先建学生（客户）→ 开发票 → 收到钱录收款。中间那段没收到的钱，就是「应收账款」。

Books → Sales (AR) → Customers → New

学院的「客户」有两类，都建在同一个地方：

类型	名称怎么写
个人学生	建议写「学生名（家长：某某）」，方便催款时找对人
企业培训客户	公司全名 + UEN

Books → Sales (AR) → Invoices → New Invoice

录完是草稿（Draft）。确认后点该行的 Send & Post，会弹确认框：

Send and Post Invoice —— This assigns the final invoice number and posts the accounting journal. Continue?

⚠️ 必须点确认框里的「Send & Post」才生效。

成功后发票号从 DRAFT 变成正式号（如 INV-2026-0004），状态变成 Sent。

表单里那个 InvoiceNow 复选框

那是新加坡的电子发票网络（Peppol）。学院暂时不用，别勾。 要用的话先问 John。

预收学费的坑

如果家长一次交了全年学费，会计上不能当月全部算成收入 —— 没上的课是欠学生的服务，属于「递延收入」（2250）。

系统有「收入确认」功能能自动按月摊，但口径要 John 先定。

在他给出口径之前，一次性收全年学费的单子先别录，攒着问他。 这类金额通常不小，录错了要红冲重来。

Books → Sales (AR) → Receipts → New

Books → Sales (AR) → Aging 账龄 —— 所有没收到的钱，按学生和逾期天数列出来。

这是催款清单。 建议每周看一次。