第五步 · 供应商账单与付款

一句话说清

供应商开了正式发票（有公司抬头、有 UEN）→ 走这条路：先建供应商 → 再录账单 → 付钱时录付款。三步分开做，是为了随时知道「还欠谁多少」。

一、为什么不能像第四步那样一步录完

因为账单有两个时点：

收到发票那天 —— 你欠了这笔钱（但还没付）
真正转账那天 —— 钱才出去

中间可能隔 30 天。分开记，系统才能告诉你「这个月要付多少给谁」。

如果收到发票当天就付了钱，两步还是都要做，只是日期一样。

二、先建供应商

Screenshot 01-suppliers — 图 01-suppliers

Books → Purchases (AP) → Suppliers → New

填什么	说明
名称	发票上的公司全名
UEN	发票上的 UEN，没有可以留空
付款期限	一般 30 天，看合同

Screenshot 05-supplier-form — 图 05-supplier-form

同一个供应商只建一次，以后录账单直接选。

建之前先搜一下

列表上方有搜索框。先搜一下有没有建过 —— 重复建会让「欠这家多少钱」算不准。

三、录账单

Books → Purchases (AP) → Bills → New Bill

点「New Bill」后弹出的录入窗口长这样：

Screenshot 03-bill-form — 图 03-bill-form

字段	怎么填
供应商	选第二节建好的
开票日期	发票上印的日期
到期日	发票上的到期日，或开票日 + 付款期限
供应商单号	发票编号，方便日后核对
明细行	每行：说明 / 数量 / 单价 / 科目 / GST 代码

科目怎么选：跟第四步完全一样的判断 —— 装修选 1440（资产），租金选 5300（费用）。

GST 代码：学院没注册 GST，选 NG。

一张发票可以拆多行

比如装修公司一张发票里既有装修工程 $28,000、又有搬运费 $500，可以拆成两行、走两个不同科目。该拆就拆，比事后调账省事。

录完是 草稿（Draft） 状态。确认无误后点该行的 Approve & Post，会弹一个确认框：

Approve and Post Bill —— This assigns the formal bill number and posts the accounting journal. Continue?

（这将分配正式账单号并过账。是否继续？）

Screenshot 04-approve-confirm — 图 04-approve-confirm

⚠️ 必须点确认框里的「Approve & Post」才生效。 只点行上那个按钮、然后把弹窗关掉，账单还是草稿。

审批成功后，账单号会从 DRAFT 变成正式号（如 BIL-2026-0001），状态变成 Awaiting Payment（待付款）。

四、付款

Books → Purchases (AP) → Payments → New

字段	怎么填
供应商	选那家
付款日期	钱真正转出去那天
方式	`transfer` 转账 / `payNow` / `cheque` 支票 / `giro`
银行账户	`DBS Current Account`
参考号	银行流水号，对账时靠它

Screenshot 07-payment-form — 图 07-payment-form

| 分配 | 勾上这笔付款对应哪张账单、付多少 |

⚠️ 顺序很重要：账单勾选区是选完供应商之后才会出现的 —— 系统要先知道是哪家，才能列出这家还没付的账单。所以先选供应商，再填别的。

勾上账单那一行，然后在「Allocation」里填这次付多少。填完点 Confirm & Post。

付款成功后回账单页看，那张账单状态会自动变成 Paid（已付款）。

可以只付一部分：账单 $28,000，这次先付 $10,000，账单状态会变成「部分已付」，余额继续挂着。

五、怎么知道还欠谁多少

Books → Purchases (AP) → Aging 账龄 —— 按供应商列出所有未付余额，还会按逾期天数分档。

每月月底看一次这一页，是最基本的功课。

六、常见错误

错误	后果	怎么避免
忘了 Approve，一直挂草稿	账上没有这笔，报表少一块	录完立刻审批
账单和付款重复录成两笔支出	费用翻倍	付款要通过分配挂到账单上，不要再单独录一笔支出
把有发票的也录进第四步	欠款算不出来	有正式发票就走这条路
供应商建重复	欠款分散在两个名字下	建之前先搜

第五步 · 供应商账单与付款 ​

一句话说清 ​

一、为什么不能像第四步那样一步录完 ​

二、先建供应商 ​

三、录账单 ​

四、付款 ​

五、怎么知道还欠谁多少 ​

六、常见错误 ​